Datenschutzhinweise des Förderverein der Beispielschule Musterstadt e.V.

1 Verantwortlicher

Verantwortlich ist der Förderverein der Beispielschule Musterstadt e.V., Schulstraße 17
12345 Musterstadt, vertreten durch den Vorstand, E-Mail andrea.bergmann@example.org. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen nicht vorliegen.

2 Wie wir arbeiten

Unser Vorstand bearbeitet Förderanträge, fasst Beschlüsse und stimmt Termine über die Plattform e.V.-Vorstand ab. Betreiber der Plattform ist Roger Schlegel, RSC2 Coaching Consulting, Im Mühlahl 6
61203 Reichelsheim (Wetterau); er verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) und setzt dafür die Hetzner Online GmbH (Server, Deutschland) und die IONOS SE (E-Mail, Deutschland) ein. Die Daten werden in Deutschland gespeichert. Die Datenschutzerklärung der Plattform für technische Abläufe (Server-Protokolle, Cookies, Sicherheit) finden Sie unter https://www.ev-vorstand.de/datenschutz.

3 Wenn Sie einen Förderantrag stellen

Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre (dienstliche) E-Mail-Adresse, den Inhalt des Antrags mit Anhängen, den beantragten Betrag und die weitere Korrespondenz zum Antrag. Zweck ist die Prüfung und Entscheidung über den Antrag, die Auszahlung und der Nachweis der satzungsgemäßen Mittelverwendung gegenüber Kassenprüfung und Finanzamt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihres Antrags), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an geordneter Vorstandsarbeit und Mittelverwendung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Aufbewahrung.

Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit Bestätigungslink; erst danach sehen die Vorstandsmitglieder den Antrag. Unbestätigte Einreichungen werden nach sieben Tagen gelöscht. Bitte nennen Sie in Anträgen keine Namen von Schülerinnen und Schülern und keine Gesundheits- oder Sozialdaten; beschreiben Sie den Bedarf allgemein.

Zugriff auf Ihren Antrag haben die Vorstandsmitglieder und der Kassenwart; über die Entscheidung informieren wir Sie per E-Mail. Anträge, Beschlüsse und Zahlungsnachweise bewahren wir zwölf Jahre nach Abschluss des Vorgangs auf und löschen sie dann.

4 Automatische Vorbefüllung

Um die Erfassung zu beschleunigen, werden Antragstext und Anhang nach Ihrer Bestätigung einmalig an einen KI-Dienst der Anthropic, PBC (USA) übermittelt, der Felder wie Name, Betrag und Zusammenfassung vorschlägt. Ein Vorstandsmitglied prüft und korrigiert den Vorschlag; eine automatische Entscheidung findet nicht statt. Die Übermittlung stützt sich auf EU-Standardvertragsklauseln; der Dienst nutzt die Inhalte vertraglich nicht zum Training. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenn Sie das nicht möchten, senden Sie Ihren Antrag stattdessen per E-Mail an andrea.bergmann@example.org; dann wird er ohne KI-Unterstützung erfasst.

5 Wenn Sie Mitglied des Vorstands sind

Für Ihr Konto verarbeiten wir Name, E-Mail, Passwort (verschlüsselt), Rolle und den Zeitraum Ihrer Stimmberechtigung. Abstimmungen sind offen: Ihre Stimme und Ihre Anmerkungen sind für alle Vorstandsmitglieder mit Namen sichtbar und werden mit dem Beschluss zwölf Jahre archiviert, auch nach Ihrem Ausscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihr Vorstandsamt nach Satzung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Nachweisführung. Anmeldungen und Kontovorgänge werden aus Sicherheitsgründen 90 Tage protokolliert. Beim Ausscheiden wird Ihr Konto deaktiviert; Ihre dokumentierten Stimmen bleiben Teil der Beschlussakte.

6 Wenn Sie zu einer Terminfindung eingeladen sind

Wir verarbeiten Name, E-Mail und Ihre Antworten zu Terminvorschlägen, um einen Termin zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Antworten sind für die anderen Eingeladenen sichtbar. Die Daten werden nach Abschluss der Terminfindung gelöscht, spätestens nach 90 Tagen.

7 Wenn Sie Fördermittel erhalten oder Beschlussmitteilungen bekommen

Zahlungsempfänger werden mit Bezeichnung, Betrag, Datum und Förderkategorie in unserer Beschlussübersicht geführt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO) und zwölf Jahre aufbewahrt. Mitteilungen über Beschlüsse versenden wir per E-Mail über die Plattform.

8 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenden Sie sich an andrea.bergmann@example.org. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wiesbaden.

Stand: 23.09.2026